Hirschbiegel + Grundstein | Veranstaltungsmanagement. Keine leichte Aufgabe!
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Veranstaltungsmanagement. Keine leichte Aufgabe!

25 Mai Veranstaltungsmanagement. Keine leichte Aufgabe!

Aufgaben des VeranstaltungsmanagersDie erfolgreiche Durchführung von Veranstaltung unterliegt unterschiedlichsten Zielgrößen. Die Gäste wollen zufrieden gestellt sein. Zufrieden meint aber schön, unterhaltsam, anspruchsvoll, geistreich, inspirierend oder oder oder … Neben diesem wohl wichtigsten Parameter, dem Gast, den er ist der Garant für weitere erfolgreiche Veranstaltungen, gibt es weitere Parameter, die der Veranstaltungsmanager (oder Veranstaltungsmanagerin) optimieren muss.

Aufgaben des Veranstalters

Betrachten wir heute das Budgetmanagement. Wie kann man die Kosten und Einnahmen einer Veranstaltung kalkulieren? Für diese Fragestellung müssen wir die unterschiedlichen Gruppen der Veranstalter näher betrachten. Wenn nur Räumlichkeiten vermietet werden gestaltet sich die Kalkulation einfacher als im Fall eines Komplettpakets mit Technik, Bewachung, Catering, Werbung, Ticketverkauf etc.

Und trotzdem gilt es, alle diese Parameter in ein Schema zu bringen, dass die Kalkulation der Erträge und Kosten ermöglicht. Wie ist dies möglich? Hierfür müssen Ertrags- und Kostengruppen gebildet werden. Diese lassen sich in einzelne Kostenpositionen herunterbrechen, die eine Kalkulation in Detailpositionen ermöglicht. Für die Kalkulation der Kostenposition Raummiete ist das noch einfach möglich:

Foyer 6.000,- Euro

+ Saal 12.000,- Euro

= Gesamt 18.000,- Euro Kosten Raummiete.

Deutlich spannender ist hier die Frage der Kalkulation von Kartenverkäufen. Hier gilt es von der Bruttokapazität je nach Saalplan auf eine Nettokapazität zu rechnen, den Ticketpreis zu kalkulieren und die Anzahl der wahrscheinlich verkauften Karten pro Preisgruppe zu multiplizieren.

(Das ist zwar mit Microsoft Excel noch möglich, wird aber recht schnell unübersichtlich)

Dieser Artikel wird fortgesetzt …