Hirschbiegel + Grundstein | Pressemeldung | Zeit ist Geld: Weitreichende Synergieeffekte und nachhaltige Optimierung durch den Einsatz von Managementsoftware
Wir erstellen und liefern IT Anwendungssysteme und Dienstleistungen für verschiedene Branchen. Ein Schwerpunkt liegt auf unserem Management-System KOKOS.event für Theater- und Eventmanagement.
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Pressemeldung | Zeit ist Geld: Weitreichende Synergieeffekte und nachhaltige Optimierung durch den Einsatz von Managementsoftware

01 Dez Pressemeldung | Zeit ist Geld: Weitreichende Synergieeffekte und nachhaltige Optimierung durch den Einsatz von Managementsoftware

Neuigkeiten in Form einer Zeitung Steigende Kosten in allen Bereichen. Allein die Aufwendungen für das Personal machen heutzutage rund 80 Prozent des Etats einer Kultureinrichtung aus. Das sorgt für enormen Druck auf die Finanzierung des laufenden Betriebes. Wer nicht strategisch wirtschaftet, riskiert die Existenz und den Fortbestand der Unternehmung. Ausgefeilte Lösungen zur effizienteren und damit kostenwirksamen Organisation sind auch und gerade im Kulturwesen unverzichtbar.

Der Gezeitenwechsel ist bereits in vollem Gang. Die Digitalisierung zieht immer weitere Kreise. Waren es anfangs nur die klassischen Bereiche wie Lohn- und Finanzbuchhaltung, so sind es mittlerweile alle Prozesse eines Schauspiel- oder Opernhauses, die digital erfasst und abgebildet werden können. Werden diese Informationen vernetzt und stehen somit jedem Beteiligten zu jeder Zeit zur Verfügung, zeitigt dies eine Vielzahl von positiven Effekten: Der Aufwand für die Proben und Vorstellungen lässt sich im Voraus präziser bestimmen, die Ressourcen stehen exakt dann zur Verfügung, wenn sie benötigt werden, Leerlauf und Reibungsverluste werden vermieden und Kosten reduziert.

Dieses Vorgehen hat sich längst bewährt, wie die klassischen Beispiele zur Optimierung von Arbeitsabläufen in der Industrie zeigen. Wobei es dort in der Regel um gleichbleibende Vorgänge zu festen Zeiten mit gleichbleibendem Aufwand geht. Was auf Horte der Kreativität nur bedingt zutrifft, denn neben standardisierten Abläufen gibt es immer wieder unvorhergesehene Ereignisse und kurzfristige Änderungen, die gleichermaßen schnelle wie präzise Aktionen verlangen. Aktionen, über die eine Person entscheidet und die alle betreffen. Werden solche Informationen zentral verteilt anstatt mühsam, fehleranfällig und zeitraubend von Station zu Station weitergereicht, lässt sich mit überschaubarem Aufwand korrigieren, was andernfalls weitreichende negative Folgen haben kann.

Nicht nur bei der Bewältigung der kleinen und großen Unbilden des Alltags in einem Kulturhaus leistet digitales Informationsmanagement wertvolle Hilfe, sondern vor allem beim Personalmanagement, stellt dieses doch die vielleicht größte Herausforderung dar. Neben den Tarifverträgen existiert ein kaum zu überschauender Wust von Sonder- und Einzelvereinbarungen, von Zulagen für die unterschiedlichsten Tätigkeiten zu den unterschiedlichsten Zeiten bis zu Freizeit- und Urlaubsregelungen und vielem mehr. Mehrere Dutzend Aspekte sind hierzulande zu beachten. An österreichischen Bühnen sind es noch mehr. Und Verträge mit einem Umfang von mehr als 70 Seiten sind keine Seltenheit. Kurzum: Ausnahmen bestimmen die Regel – und fordern das althergebrachte Planungs- und Abrechnungswesen in außerordentlichem Maß.

Moderne Systeme lösen dieses Problem, indem sie Vertragsdetails automatisch mit den passenden Informationen verknüpfen. Angefangen bei den Regelungen zu Arbeitszeiten, Einsatzfeldern und Verfügbarkeiten bis zum Lohn- und Honorarwesen. Auch hier gilt: die Fehlerquote sinkt, die Effizienz steigt. Zudem wird Transparenz geschaffen, denn die relevanten Informationen stehen per Mausklick sofort bereit – beim Erstellen des Dienst- oder Besetzungsplans, bei der Zuordnung des Personals, bei der Abrechnung der Leistung. So ermöglicht die strukturierte Erfassung, dass die verschiedenen Stellen eines Kulturbetriebs dieselben Daten für unterschiedliche Ziele nutzen können, wodurch sich beispielsweise anhand der erstellten Dienstpläne die diesbezüglichen Kosten einer Inszenierung ermitteln lassen.

Ändern sich die Rahmenbedingungen einer Beschäftigung oder eines Engagements, einer Probe oder einer Vorstellung wird die Neuerung einmalig im System hinterlegt und steht sofort allen Stellen zur Verfügung, die von der Änderung betroffen sind. Werden beim Erstellen von Dienstplänen oder Abrechnungen unzutreffende Parameter ausgewählt – etwa, wenn ein Mitarbeiter einer Aufgabe zugeteilt wird, für diese aber nicht zur Verfügung steht, weil sein Stundenkontingent bereits erschöpft ist, er für diese Aufgabe nicht geeignet aufgrund einer Allergie, Krankheit oder Behinderung -, weist das System automatisch auf den Fehler hin, der nun mit einem Mausklick korrigiert werden kann.

Trotz aller Turbulenzen im Theateralltag gibt es zur Erleichterung aller Beteiligten auch viele vorhersehbare Tätigkeiten der Tages-, Wochen-, Monats-, Quartals- und Jahresplanung. Mittels standardisierter Erfassung lässt sich das Management von Personal, Technik und veranstaltungsbegleitender Maßnahmen auf ein administratives Mindestmaß reduzieren. Intelligente Schnittstellen zu weiterführenden Programmen, etwa der externen Finanzbuchhaltung, einem Ticketsystem oder einer Website, sorgen für maximale Synergieeffekte und minimalisieren den Verwaltungsaufwand zusätzlich.

Eine Vielzahl von Auswertungsmöglichkeiten erleichtert die nachträgliche Bewertung sowie die Vorschau auf bevorstehende Ereignisse. Das reicht von der Preisbestimmung und der Belegung der Sitzplätze über die Verfolgung des Ticketverkaufs bis zu aktuellen Soll-Ist-Vergleichen. Derart umfassend informiert, versetzt das die Planung in die Lage möglichen Misserfolgen rechtzeitig entgegenzuwirken, etwa durch intensivere Werbung, Öffentlichkeitsarbeit oder publikumswirksame Aktionen.

Weil bei allen Aufgaben die handelnden und ausführenden Personen im Mittelpunkt stehen, gestattet das digitale Management weitere Möglichkeiten, die über das reine Administrieren hinausgehen. Ausgefeilte Systeme wie die Programmsuite KOKOS.event der Softwarespezialisten Hirschbiegel + Grundstein bieten umfassende Management- und Kommunikations-Optionen, die eine gleichermaßen zielgenaue wie effiziente Verwaltung, Betreuung und Ansprache erlauben, einerlei ob es sich um Abonnenten, VIPs oder Sponsoringpartner handelt. Das Spektrum reicht vom Kontaktmanagement bis zur Erstellung von Statistiken. Ähnlich verhält es sich mit Fördervereinen, deren Bedeutung zusehends wächst. Beiträge, Spenden, Ticketmanagement für Vereinsmitglieder und von Mitgliedern geladene Gäste, Serienbriefe und -E-Mails lassen sich so komfortabel verwalten und organisieren.

“Die Möglichkeiten sind enorm. Der Einsatz eines solchen Systems eröffnet neue Perspektiven und lohnt sich unbedingt”, sagt Dirk Löschner, ehemaliger Verwaltungsdirektor des Landestheaters Detmold und heute Intendant des Theaters der Altmark in Stendal.

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Die Hirschbiegel + Grundstein GmbH erstellt individuelle Lösungen zur Organisation und Optimierung in großen und mittleren Unternehmen. Die Organisationssuite KOKOS.event wird von führenden Kultur- und Kongresseinrichtungen in Deutschland und Österreich eingesetzt. Das Unternehmen hat seinen Stammsitz in Mainz-Kastel. Weitere Informationen unter www.hg-online.de

Pressekontakt
Thomas Hirschbiegel
Mainzer Straße 44
55252 Mainz-Kastel
Telefon: +49 6134 707077
E-Mail: thirschbiegel@hg-online.de