Hirschbiegel + Grundstein | Flexibilität hat höchste Priorität: Interview mit Klaus-Jörg Grundstein
Wir erstellen und liefern IT Anwendungssysteme und Dienstleistungen für verschiedene Branchen. Ein Schwerpunkt liegt auf unserem Management-System KOKOS.event für Theater- und Eventmanagement.
Theater, Oper, Veranstaltungsmanagement, Festspiel, Disposition, Personalplanung, Anwendungsentwicklung, Zeiterfassung, Mindestlohn, Ressourcen, Einsatzplanung
2332
single,single-post,postid-2332,single-format-standard,ajax_fade,page_not_loaded,,qode-theme-ver-9.1.2,wpb-js-composer js-comp-ver-4.11.2,vc_responsive

28 Apr Flexibilität hat höchste Priorität: Interview mit Klaus-Jörg Grundstein

KOKOS.event DispositionKlaus-Jörg Grundstein (46), Gründer und Geschäftsführer der Hirschbiegel + Grundstein GmbH, Mainz-Kastel. Unter seiner Federführung entwickelte das Unternehmen die auf die Bedürfnisse von Kultur- und Veranstaltungshäusern zugeschnittene Programmsuite KOKOS.event. Die Suite wird in Deutschland und Österreich eingesetzt. Interview mit Jürgen Preiß, Herausgeber TheaterManagement aktuell.

Herr Grundstein, Business-Intelligence Lösungen für Theater und Veranstaltungsbetriebe versprechen eine optimierte Planung sowie einen zeitnahen Überblick über den Ressourceneinsatz und -verbrauch. Was ist aus Ihrer Sicht die größte Herausforderung für eine solche Software-Lösung im Bühnensektor?
Aufgrund der steigenden Anforderungen in Sachen Zeit-, Personal-, Material- und Budgetmanagement hat Flexibilität die höchste Priorität. Um alle Planungsprozesse eines Hauses punktgenau zu unterstützen und alle Informationen zeitgleich allen Beteiligten zur Verfügung zu stellen, bedarf es dynamischer Lösungen, um diesen Aufgaben gerecht zu werden.

Inwieweit haben sich die Anforderungen an das Management im Theater- und Veranstaltungssektor in den vergangenen zehn Jahren aus Ihrer Sicht verändert?
Der Kostendruck hat enorm zugenommen und ist heutzutage intensiver denn je. Und er wird angesichts klammer Kassen der öffentlichen Hand wohl weiter zunehmen. Controlling wird insofern immer wichtiger, um die Kosten im Griff zu behalten. Zudem wurden die gesetzlichen Vorgaben auf vielen Feldern verschärft, was etwa im Rahmen des Abrechnungswesens nachhaltige Konsequenzen hat.

Vielfach vertrauen die Verantwortlichen in KBB und Disposition trotzdem auf die gute alte Excel-Tabelle. Worin sehen Sie die Vorzüge und Nachteile von Excel-Lösungen?
Vorteile sehe ich nicht. Excel ermöglicht zwar das Arbeiten in freien Strukturen, doch genau das ist das Problem. Wenn Strukturen so frei sind, dass sie an der einen Stelle so und an der nächsten anders interpretiert werden können, sind Fehler vorprogrammiert. Zudem erfolgt keine automatische Konsistenzprüfung der Daten. Dramatisch wird es ohne systematische Integration und Verzahnung. Wenn dezentral gearbeitet wird und Daten über eine Vielzahl von Excel-Sheets hinweg mehrfach und mehr oder minder unabhängig voneinander erfasst werden, ist das Chaos perfekt – und es bedarf erheblicher zusätzlicher Anstrengungen, um das zu erreichen, was Lösungen ermöglichen, die die Prozesse tatsächlich und miteinander vernetzt abbilden können.

Was sind aus Ihrer Sicht heute die häufigsten Fehler im Bereich der Personaleinsatzplanung und -Abrechnung?
Probleme gibt es immer wieder bei der Auslegung von Tarifverträgen und Betriebsvereinbarungen. Das Feld ist weit und viele Details klärungsbedürftig. Hier muss der Hebel angesetzt werden, um Planung und Abrechnung handhabbarer und transparenter zu machen.

Wie hoch schätzen Sie das Einsparungspotenzial durch den Einsatz einer Business-Intelligence Lösung für einen Theaterbetrieb mit beispielsweise 300 Mitarbeitern?
Das ist schwer abzuschätzen, da dies von den individuellen Faktoren abhängig ist. Entscheidend ist der Organisationsstand eines Hauses.

Welche Veränderungen werden aus Ihrer Sicht in den nächsten Jahren auf das Management, die Personalabteilungen und das KBB zukommen?

Wem es gelingt, den Kostendruck zu mindern, wird seine Aufgaben meistern können. Damit verbunden ist die Notwendigkeit zur strikten Kostenkontrolle, zu Budgetmanagement und Controlling.

Welche Bedeutung werden mobile Onlinenutzungen und S-a-a-S-Lösungen in Zukunft erlangen?
Die Bedeutung solcher Lösungen wird weiter steigen. Wer in die Lage versetzt ist, mobil, online und jederzeit auf alle Informationen zugreifen zu können, spart Zeit und Geld.

Welche Anforderungen sind heute an das Personal in Management, Personalabteilung, KBB und Veranstaltungsplanung zu stellen?
Das Zeitalter des Bleistifts ist passe. Der selbstverständliche Umgang mit Computersystemen ist ein Muss. Dank immer ausgefeilterer Software kann an immer mehr Stellschrauben gedreht werden. Prozesse werden durchsichtiger, Fehler können beizeiten korrigiert werden oder müssen erst gar nicht auftauchen. Mitarbeiter, die diese Chancen im Interesse eines Hauses nutzen, sind jene, auf die es ankommt.

Welche Empfehlung würden Sie auf der Basis Ihrer jahrelangen Erfahrung mit dem Einsatz der KOKOS.event-Softwarefamilie Theatermanagern generell geben?
Um zu wissen, welche Bereiche funktionieren und an welchen Verbesserungen angebracht sind, müssen alle Prozesse eines Hauses untersucht werden. Hierzu sind Fragen zu beantworten, etwa: Funktioniert die Kommunikation zwischen den Bereichen? Wie effizient sind diese miteinander verbunden? Kommt es zu Reibungsverlusten? Wo können Hebel angesetzt werden, um Prozesse zu optimieren?

Worauf sind Sie im Rückblick auf Ihre zahlreichen Projekte im Theaterbereich besonders stolz?
Dass es uns gelingt, die Prozesse eines Hauses mit unserer Software ganzheitlich abzubilden und es so allen Beteiligten zu erleichtern, sich auf ihre eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren.

Welches Theaterhaus würden Sie als Vorreiter in Punkto „Management-Methoden“ bezeichnen?
Die Grazer Häuser der Theaterholding Graz/Steiermark.