Hirschbiegel + Grundstein | Dynamische Ablaufplanung von Veranstaltungen
Wir erstellen und liefern IT Anwendungssysteme und Dienstleistungen für verschiedene Branchen. Ein Schwerpunkt liegt auf unserem Management-System KOKOS.event für Theater- und Eventmanagement.
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Dynamische Ablaufplanung von Veranstaltungen

18 Jul Dynamische Ablaufplanung von Veranstaltungen

Computer mit TastaturDer Einsatz von Computerprogrammen standardisiert das Management von Veranstaltungen. Da aber alle Veranstaltungen unterschiedlich sind, sind weiterführende Lösungen gefragt.

Bei Fragen der Budgetierung, Kostenstellenrechnung und dem Abgleich mit der Finanzbuchhaltung ist die Einhaltung einer Datenstruktur zwingend. So kann ein Abgleich mit den anderen System erfolgen. Nach dem Abgleich können diese Informationen aber optimal im Sinne des Veranstaltungsmanagements angezeigt und bearbeitet werden.

Bei Fragen der Öffentlichkeitsarbeit und Werbung sind die Informationen eher unstrukturiert. Sie liegen in Form von beschreibenden Texten vor. Hier kann das System eine Struktur der verschiedenen benötigten Inhalte vorgeben. Die detaillierte Ausgestaltung verbleibt den Kreativen.

Bei der Planung und Durchführung der Veranstaltung wird zum einen Struktur vorausgesetzt. Hier muss mittels Checklisten geplant werden die Sicherheit und Kontinuität in der Planung geben. Auf der anderen Seite müssen sich diese Planungslisten jederzeit den Gegebenheiten anpassen lassen.

Manchmal sind die Informationen für den Klavierstimmer und –transport nicht von Nöten. Aber diesmal wird eine Liste der Personen für die Parkplatzdienste benötigt.

Aber nicht nur die Planungsstrukturen wie die beispielhaft angeführten Checklisten müssen sich bei all ihrer Dynamik dem Berichtswesen anpassen. Ein Beispiel soll dies verdeutlichen: Üblicherweise nutzen Sie für die Planung der Veranstaltung eine Checkliste Planung. Sie enthält die Adressen des Lieferanten für den Flügel, sowie die Anschrift des Stimmers. Beides wird natürlich dynamisch aus Ihrer Adressenliste befüllt. Nun benötigt die aktuelle Veranstaltung aber gar kein Flügel, da Sie einen orientalischen Abend planen.  Sie verändern also ihre Checkliste. Sie löschen die Flügel-Informationen und fügen den Punkt für einen Caterer mit orientalischem Essen hinzu. Diesen Punkt übernehmen Sie in die Checkliste Parklatzdienst. Wenn Sie nun an einer Stelle die Catering-Informationen eintragen, wird die Parkplatzdienst-Liste automatisch mitgeführt.

Wir haben in diesem kleinen Beispiel mit einer standardisierten Checkliste begonnen. Sie sorgt dafür, dass die grundlegenden Informationen. Sie können diese aber unter Nutzung von KOKOS.event Veranstaltungsmanagement individuell auf ihre Veranstaltung anpassen und dabei die Vorteile des Computers nutzen, der dafür sorgt, dass alle Informationen an die relevanten Stellen gelangen.