Veranstaltungsmanagement
Das Management von Veranstaltungen stellt in der heutigen Zeit erhöhte Anforderungen an die Planer.
Fehlerfreiheit als auch kosteneffizientes Planen und Handeln sind unabdingbar.
Die Hirschbiegel+Grundstein GmbH hat das richtige Werkzeug um Sie bei dieser Arbeit zu unterstützen. Wir arbeiten seit mehr als 10 Jahren mit Veranstaltungshäusern, Veranstaltern, Ticketverkäufern und Theatern zusammen und erstellen Programme, die sich im praktischen Einsatz bei vielen Kunden bewährt haben. Nun haben wir ein neues System erstellt, dass eine Weiterentwicklung von Vorhandenem darstellt. KOKOS.event Veranstaltungsmanagement gestattet die Planung und Kontrolle von Veranstaltungen und ist hierbei noch hoch konfigurierbar. So können wir und Sie die Anwendung weitestgehend auf ihre Bedürfnisse anpassen.
Einige Highlights in Kürze
Der Personenpool
Ein umfassendes Kontaktmanagement stellt die Basis allen Umgangs mit Menschen dar.
Der Personenpool gestattet die Verwaltung von Künstlern, Agenturen, Organisationen, Ansprechpartnern, Fördervereinsmitgliedern, und Sponsoren. Die Personen können von Ihnen mit frei definierbaren Kategorien ausgestattet werden und zu beliebigen Gruppen zusammengefasst werden.
Das Veranstaltungsmanagement
Von der Planung bis zur Durchführung. Planen Sie eine Veranstaltung und hinterlegen Sie alle wichtigen Informationen inklusive Word-, Excel- und PDF-Dokumenten bei der Veranstaltung.
Errechnen Sie die Anzahl der Plätze, die Auslastung und die Karteneinnahmen. Erstellen Sie eine Kalkulation unter Einbeziehung der Karteneinnahmen, sonstigen Einnahmen und aller Ausgaben. Definieren Sie hierbei ihre Planungspositionen selbst. Vergessen Sie keine wichtigen Informationen, indem Sie die Anzahl und den Aufbau ihrer Checklisten selbst bestimmen. Führen Sie auf Wunsch die Erledigungsstatus für jeden Checklistenpunkt mit. Übergeben Sie die Veranstaltungsdaten automatisch an Ihren Internetauftritt und an den angeschlossenen Ticketverkäufer.
Nutzen Sie die Berichte der Ticketverkäufer und führen Sie die Verkaufsstände ggf. automatisch schon während der Vorverkaufsphase mit.
Binden Sie ihre Finanzbuchhaltung ans System und lernen Sie anhand des Abgleich zwischen Kalkulation und tatsächlichen Kosten Ihre Veranstaltungen noch realitätsnäher und kosteneffizienter durchzuführen.
Die Fakturierung
Rechnen Sie die Kosten der Künstler oder Untervermietung oder Verkäufe von Zusatzmaterial in die Kalkulationen ein. Erstellen Sie Rechnungen aus dem System und übergeben Sie diese Zahlen per Schnittstelle an Ihre Finanzbuchhaltung.
Das Berichtswesen
Natürlich müssen die vielen innerhalb KOKOS.event Veranstaltungsmanagement vorhandenen Informationen auch anderen zur Verfügung stehen. Drucken Sie Sponsorenmitteilungen, Hostessen- oder Parkplatzdienstpläne, Checklisten, Kalkulationen, Abrechnungen, Vorverkaufsverläufe, Soll-Ist-Abgleiche, Kick-off-Berichte und diverse Übersichten direkt aus dem Programm.
Das Berechtigungssystem: Nicht immer darf jede Person das gleiche. Telefonnummer von VIPs oder Abrechnungsdaten sollen nicht jedem zugänglich sein. Aus diesem Grund können Sie den Benutzern im System verschiedene Benutzerrollen und damit Berechtigungen im System zuordnen.
Das Gesamtsystem
Alle Informationen werden innerhalb einer Datenbank gesammelt, so dass Sie alle Informationen an einer Stelle haben. Sichern Sie diese eine Datenbank an einem anderen Ort und sie können beruhigt sein, denn Ihren Daten kann nun nichts mehr geschehen.