Hirschbiegel + Grundstein | Die Komplexität bändigen
Wir erstellen und liefern IT Anwendungssysteme und Dienstleistungen für verschiedene Branchen. Ein Schwerpunkt liegt auf unserem Management-System KOKOS.event für Theater- und Eventmanagement.
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Die Komplexität bändigen

29 Mrz Die Komplexität bändigen

SektglasSo stark wir auch versuchen das Management von Veranstaltungen mittels unserer Programme in standardisierte, umfassende Arbeitsabläufe zu gießen, müssen wie doch zugeben, dass es deutliche Unterschiede in den Anforderungen der Veranstalter an die Organisation von Abläufen beim Veranstaltungsmanagement gibt. Unser Anspruch ist und bleibt jedoch, dass wir trotz dieser unterschiedlichen Arbeitsweisen, Werkzeuge zur Verfügung stellen, um die Qualität der Veranstaltungsorganisation zu steigern.

Was der Veranstaltungsmanager benötigt ist somit ein flexibles, also anpassbares Hilfsmittel, das Struktur gibt. Diese Möglichkeit finden wir in Checklisten. Checklisten gestatten es uns, wiederkehrende Abläufe zu strukturieren. Die Fragen nach der Einteilung des Klavierstimmers, der Requisite oder der Abstimmungsgespräche zur Bestuhlung müssen für jede Veranstaltung geklärt werden. Mittels Checklisten lassen sich hier Fragenkataloge bilden, die für jede Veranstaltung verbindlich abzuarbeiten sind. Die Ergebnisse können in den Checklisten dokumentiert werden, so dass alle Verantwortlichen jederzeit auf dem aktuellen Informationsstand sind. Insbesondere die Informationspflicht aller Verantwortlichen ist für mich ein Argument, warum diese Checklisten ganz eng zu den anderen Veranstaltungsdaten gehören. Die dort hinterlegten Informationen sind Wesentlich für das Gesamtbild. Sie müssen deshalb unaufwendig, mittels eines Mausklicks einsehbar sein.

Nutzt man nun aber ein Textverarbeitungssystem oder eine Tabellenkalkulation für die Verwaltung der Checklisten erhält man ein anderes Problem. Die Information, die in anderen Dokumenten steckt, muss in die Checkliste übertragen werden. Hieraus ergeben sich zum einen Übertragungsfehler und zum anderen müssen Änderungen in allen Dokumenten nachgezogen werden. Der Zeitaufwand zur Nachpflege ist zeit- und damit kostenintensiv. Die Kosten von Übertragungsfehlern sind individuell zu bewerten, können jedoch unangenehm Höhen erreichen. Dies sind für mich wichtige Argumente für integrierte Systeme, die das Management aller Veranstaltungsinformationen in einer Hand ermöglichen.

Trotz der Anforderung Vorlagen von Checklisten zu verwenden, müssen diese so gestaltet sein, dass Änderungen jederzeit möglich sind. Man wird sie nur verwenden, wenn sie immer ein Hilfsmittel ist. Tritt der Zustand zu häufig ein, dass die Checkliste nicht hilfreich ist, wird sie zum Ballast. Deshalb müssen für einzelne Veranstaltungen Checklistenpunkte hinzugefügt und gelöscht werden können.Besonders hilfreich ist es, wenn man den Status eines Checklistenpunkts leicht ablesen kann. Dies kann beispielsweise über eine Farbkodierung geschehe. So ist schnell erkennbar, ob es noch offene, ungeklärte Punkte gibt.

Bei Nutzung eines integrierten Computersystems für die Checklisten sollten Personen, wie beispielsweise eingeteilte Personen, beauftragte Firmen oder Künstler eine direkte Verbindung zur Kontaktverwaltung besitzen. So kann schnell auf die ausgetauschte Korrespondenz oder die aktuelle Telefonnummer zugegriffen werden.