Hirschbiegel + Grundstein | Die Bausteine des Personaleinsatzmanagements
Wir erstellen und liefern IT Anwendungssysteme und Dienstleistungen für verschiedene Branchen. Ein Schwerpunkt liegt auf unserem Management-System KOKOS.event für Theater- und Eventmanagement.
Theater, Oper, Veranstaltungsmanagement, Festspiel, Disposition, Personalplanung, Anwendungsentwicklung, Zeiterfassung, Mindestlohn, Ressourcen, Einsatzplanung
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Die Bausteine des Personaleinsatzmanagements

14 Jun Die Bausteine des Personaleinsatzmanagements

Personaleinsatzmanagement ist mehr als nur Dienstplanung. Vielmehr hat sich das Personaleinsatzmanagement in den Arbeitsprozess zu integrieren.

Personalmanagement

Das Personalmanagement umfasst Funktionen wie die Verwaltung der Mitarbeiter und ihrer Dienstverträge. Sie haben aber zusätzlich die Möglichkeiten Ausbildungen und dazugehörende Prüfungen, des von ihm geliehenen Materials, der Vermerke zur Person, der Vertreter des Mitarbeiters im Krankheitsfall sowie umfassende Kontaktinformationen oder Angehörige, wenn dies für die Abrechnung sinnvoll ist.

Unser Personaleinsatzmanagement

Für eine umfassende und fehlerfreie Dienstplanung sind jedoch nicht nur die Informationen der Mitarbeiter von Nöten.

Definition des Arbeitsumfangs

Das Arbeitsaufkommen und das Wissen um die damit verbunden Aufgaben gestatten eine optimierte Dienstplanung. Aus diesem Grund stellen wir Schnittstellen zu den verschiedensten (Vor-)Systemen bereit. So können Tankstellen die benötigte Personenanzahl anhand der Menge der Tankungen abschätzen, Hotels können die Anzahl des benötigten Service-Personals anhand der Anzahl Eincheck- und Auscheck-Vorgänge berechnen. Im Theater ergeben sich die Aufgaben aus den Vorstellungen und Proben der verschiedenen Inszenierungen. Wir haben derartige Schnittstellen schon für verschiedenste Vorsysteme erstellt und blenden deren Anforderungen bei der Dienstplanung ein.

Der Arbeitsumfang wird jedoch nicht nur durch die wiederkehrenden Aufgaben bestimmt. Die Praxis hat uns noch weitere Kriterien gezeigt, deren Darstellung diesen Rahmen aber sprengen würde.

Dienstplanung

Die Dienstplanung soll nun so einfach sein, wie die Bedienung von bekannten Programmen wie beispielsweise Microsoft Excel. Vorlagen oder Schichtmodelle geben einen Rahmen bei der Planung und minimieren die sich wiederholenden Tätigkeiten auf ein Minimum.

Programmierbare Warnungen, programmierbare Einfärbungen des Dienstplans sowie Prüffunktionen für den gesamten Dienstplan gestatten maximale Unterstützung zur Erstellung eines kostenbewussten optimalen Dienstplans. Eine Kontierung und Bewertung geschieht schon während des Planungsprozess und zeigt dem Dienstplaner wie aufwendig seine Dienstplanung ist.

Das Ergebnis dieses Schritts ist der Dienstplan.

Ist-Erfassung

Für eine korrekte Abrechnung der geleisteten Arbeitszeit ist eine Ist-Dienstplanung zu erstellen. Diese Daten können beispielsweise aus einem Zeiterfassungssystem übernommen werden. Alternativ können sie auch erfasst werden. Die Kontierung und Aufbereitung geschieht während der Bearbeitung. Dem Dienstnehmer kann ein Dienstnachweis ausgestellt werden, die einen Beleg für Arbeit und Kontierung darstellt.

Kontierung

Mittels einer Export-Funktion können Kontenwerte nun an ein nachgelagertes Lohnbuchhaltungssystem oder in Form von Rückstellungen an eine Finanzbuchhaltung übergeben werden.